Zum Sommeranfang – Wie du 100 Leute mit Grilladen versorgst und deine eigene Party geniesst
21.6.2017
Sommer. Freitag. Feierabend. Hunger. Durst. Zeit, etwas auszuspannen und den Grill anzuwerfen. Ein kühles Bier oder eine Cola dazu und der Abend ist gelungen. Jüngst aber stand ein kleines Team der Digitec Galaxus AG vor der Aufgabe, 100 Leute an einem Grillfest zu verköstigen. Wir haben viel gelernt und hier ist unser Erfolgsrezept.
Grillfeste gehören zur Existenz in der Schweiz. Grillfeste verbinden, schaffen Freundschaften und am Ende haben alle gut gegessen und gut getrunken. Sprich: Grillieren ist Genuss. Zum Sommeranfang zieht es auch uns nach draussen, wo wir über einer Flamme Fleisch und Gemüse brutzeln.
Bei uns im Unternehmen haben wir einige wenige Traditionen, die sich immer mal wieder ändern. Eine davon ist das, was einst als «Friday Beer» begonnen hat. Ursprünglich ging das so: Eine Einladung für einen Freitagabend ging raus, wir haben uns getroffen und trinken etwas zusammen. Heute heisst das Friday Beer immer noch so, hat aber mit dem Ursprungsevent nur noch wenig gemein. Wir bieten Rahmenprogramm und wir lassen uns immer wieder etwas Neues einfallen.
Daher war für mich und Marketing Assistant Pia klar, dass wir das Friday Beer besser und grösser organisieren müssen als unsere Vorgänger. Da wir das Friday Beer des Monats Juni zugesprochen bekommen haben, war uns klar: Wir gehen raus und grillieren!
Im Zuge der Vorbereitung haben wir viel nachgedacht, viel geplant und viel gelernt. Dieses Wissen wollen wir gerne an dich weitergeben, denn dann kannst auch du erfolgreich ein richtig grosses Grillfest organisieren. Denn was gibt es tolleres, als zum Sommeranfang einfach mal alle nach draussen einzuladen?
Die einfache Alternative
«Du, was machen wir, wenn das Wetter schlecht ist», fragt mich Pia an einem Vorbereitungsmeeting. Damit haben wir bereits die erste Lektion gelernt.
Wenn du ein Grillfest planst, dann musst du mit schlechtem Wetter rechnen.
Also haben wir bei der Auswahl des Essens darauf geachtet, dass wir – abgesehen von den offensichtlichen Grilladen – nur Essen besorgen, dass sowohl drinnen wie auch draussen schmeckt.
- Chips und anderer Apéro-Food
- Sandwiches
- Gemüsesticks mit Dips
- Eistee
- Prosecco
- Bier
- Wasser
Wir haben einen Grosshändler in Zürich gefragt, wie es mit Würsten und so steht, denn eine Vorbestellung wollten wir drei Wochen vor dem Event nicht aufgeben. Wir hatten Wettersorgen. Kein Problem. Der Grosshändler rät: Mach eine zweite Bestellung für die Grilladen und sichere im Vorfeld ab, ob du kurzfristig bestellen kannst. Und wie kurz die Frist ist.
Die Organisation am Grill
Das Wetter hat mitgespielt und am Montag vor dem Fest ging bei uns das Mail raus: Wir gehen nach draussen und grillieren.
«Du, was machen wir mit den Vegetariern», frage ich Pia.
Sie denkt kurz nach und meint dann «Easy. Machen wir zwei Grills und einer ist nur für Fleisch und einer nur für Gemüse. Die schreiben wir einfach mit Zetteln an und fertig». Grillkäse und Grillgemüse findet seinen Weg auf unsere Bestellung. Zudem haben wir auf Schweinefleisch verzichtet, aber per Mail dazu eingeladen, eigene Grilladen mitzubringen.
Grillmeister hatten wir keinen, denn wir haben beschlossen, dass wir einfach die beiden Grills hinstellen, eine Grillzange pro Grill und dann das Zepter den Partygängern übergeben. Das hat wunderbar funktioniert und am Grill haben dann Leute miteinander geredet, die im normalen Alltag kaum aufeinandertreffen. Genau das ist es, was das Friday Beer ausmacht: Wir treffen uns, lernen uns kennen und essen gut.
Die Wahl des Grills
Beim Grill haben wir uns Gedanken gemacht: Wie gross muss so ein Grill sein? Die Antwort kommt aus dem Osten: Pia hat mal in St. Gallen gelebt und ich bin St. Galler. Daher kennen wir den Anblick einer Bratwurst-Grillbude. Irgendein metallenes Rechteck mit Gasflasche drunter und keiner muss lange auf die Wurst warten. Diese Beschreibung haben wir dann Produktmanagers Martin Egli und Patrick Bucher gegeben und die Antwort war sowas wie «Oh, wir wissen genau, was ihr sucht!»
Yup, sieht genau so aus, wie es sollte.
Kühlen ohne Kühlschrank
Der Freitag kommt daher und das Grillfest sieht langsam so aus, als ob es stattfindet. Denn gegen Ende haben Pia und ich noch etwa hundert Dinge gefunden, die wir sofort zu einem extrem schlimmen Problem eskaliert haben und meinten, dass das der Untergang der Party sein wird, aber am Ende doch gar nicht so schlimm war.
- Die Raucher haben wir gebeten, ihre Stummel nicht einfach so wegzuwerfen, denn wir sind draussen auf einem Rasen
- Dasselbe gilt für Bierdeckel und leere Flaschen, Abfall und allerlei sonstiges
- Wer den Kasten Bier leert und neues Bier holen muss, soll bitte so viel holen, wie er oder sie tragen kann, damit alle Bier haben
«Hey, aber das Bier ist doch warm», sagt Nadine Widmer aud dem Marketing-Operations-Büro nachdem sie kurz vor Mittag in mein Büro geplatzt ist.
Oha.
Guter Punkt. Denn das Bier steht seit etwa zwei Stunden herum und es sind noch etwa fünf Stunden bis zum Event. Auch die beste Bierflasche macht da nicht mit und das Bier ist warm. Die Alarmglocken schrillen.
Pia und Nadine retten die Situation aber gekonnt. Thomas Schneider, auch Marketing Operations, ist zufällig mit dem Auto da. Daher wird er freiwillig gemolden und geht Crushed Ice kaufen. Dies packen wir zusammen mit Bier in vier Kühlboxen, und voilà! Die vier Kühlboxen werden strategisch auf dem kleinen Festivalgelände platziert und die Party kann beginnen.
Um 17 Uhr dann geht es los: Party. Und einige Stunden später: Glückliche Gesichter, volle Bäuche und leere Flaschen. Alles ist recht gut aufgeräumt und ich denke nicht, dass irgendwer eine schlechte Zeit verbracht hat.
Kann man so machen.
Das Putzen
Doch mit der Organisation ist es für Pia und mich nicht getan. Am Ende steht uns die wenig glorreiche Aufgabe bevor, die Grills zu putzen. Also ziehen wir uns dunkle Klamotten an, die wir halt gut verdrecken können und machen uns an die Arbeit.
Der Grill kann einfach auseinander genommen werden und dann können wir drauf losschrubben. Es gibt keine verwinkelten Ecken, in die wir mit nur mit feinen Händchen gelangen würden oder so etwas, sondern wir können recht grobmotorisch zu Werke gehen.
Eine halbe Stunde später sind wir fertig und können die Organisation des Friday Beers an ein anderes Team übergeben. Und ich kann diesen Artikel hier schreiben, damit auch du für 100 Leute grillieren kannst und trotzdem deine eigene Party geniessen kannst.
Die Lektionen in Kürze
Was haben wir also gelernt? Einfach:
- Mach einen Indoor-Ersatzplan
- Bestelle Wasser
- Gib zwei Bestellungen auf: Indoor-Food kannst du langfristig vorbestellen, Grilladen kurzfristig
- Zwei Grills: Einer für Vegetarier, einer für Fleischesser
- Kauf kein Schweinefleisch
- Lade deine Gäste ein, eigene Grilladen zu bringen
- Stelle Bier kühl
- Wer Bier im Keller holen geht, holt so viel er oder sie tragen kann
- Nimm deine Gäste in die Verantwortung: Aufräumen ist Team-Sache
- Zieh beim Putzen nicht-heikle Kleider an
Viel Spass bei deinem Grillfest!
Das könnte dich auch interessieren:
Journalist. Autor. Hacker. Ich bin Geschichtenerzähler und suche Grenzen, Geheimnisse und Tabus. Ich dokumentiere die Welt, schwarz auf weiss. Nicht, weil ich kann, sondern weil ich nicht anders kann.
4 Kommentare
later