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FirmenkundenNews & Trends 06

Gut vorbereitet für dein nächstes Meeting

Fast die Hälfte unserer Arbeitszeit verbringen wir mit Meetings. Effizient sind wir dabei in den seltensten Fällen. Wir zeigen dir ein paar Vorbereitung-Tipps.

Bevor du ein unnötig und schlecht vorbereitetes Meeting planst, das dich viel Zeit und Nerven im Arbeitsalltag kosten kann, solltest du dich als Erstes mit folgenden Fragen befassen. Bedenke, dass du selten alle davon zur vollständigen Befriedigung beantworten kannst:

  • Wann soll das Treffen stattfinden?
  • Wie lange soll es dauern?
  • Wo soll das Treffen stattfinden?
  • Wie gross müssen die Räume sein?
  • Sind die benötigten Medien und Hilfsmittel vorhanden?
  • Sind die Räume für den gewünschten Zeitpunkt reserviert und vorbereitet?

Auswahl der Teilnehmer

Wähle konkret aus, wer vom Thema betroffen und deshalb für das Meeting wichtig ist. Die Teilnehmer solltest du möglichst früh zum Meeting einladen, damit sie sich auch entsprechend vorbereiten können. Die Einladung muss mindestens Informationen enthalten über:

  • Zeitpunkt
  • Ort
  • Thema, Zielsetzung
  • Teilnehmer

Vorbereitung des Ablaufs

Wie es sich gehört, sollte man zu Beginn jeder Veranstaltung die Teilnehmer begrüssen. Im zweiten Schritt solltest du das Thema und Ziel des Meetings nennen. Und im letzten Schritt kannst du die Teilnehmer auf das Thema einstimmen, um ihnen die Sitzung schmackhaft zu machen. Dies kannst du erreichen, indem du:

  • Fragen stellst (Fragen regen zum Mitdenken an)
  • Aufzeigst, was das Thema mit dem Teilnehmer zu tun hat

Vorbereitung bezüglich Ort und Raum

Zunächst ist zu überlegen, wo das Meeting stattfinden kann und soll. Wenn möglich, sollte ein zentral gelegener Ort und Raum gewählt werden. Steht der Raum fest, sind wichtige Detailfragen zu klären, wie:

  • Steht der Raum zum gewählten Zeitpunkt zur Verfügung?
  • Ist der Raum zum entsprechenden Zeitpunkt in ordentlichem Zustand?
  • Genügt der Raum in allen Details den Anforderungen, zum Beispiel Verdunkelungsmöglichkeiten, Temperatur, Nebengeräuschen?

Die Möblierung und Vorbereitung der Medien

Für lange Sitzungen sind ergonomische Stühle am besten geeignet.

Entscheide dich für einen Meetingtisch, der jedem Teilnehmer genug Platz bietet. Der Teilnehmer sollte die Möglichkeit erhalten, seine Unterlagen und mitgebrachten Materialen auszubreiten. Ausserdem sollte ein Tischanschlussfeld verbaut sein, so dass sich Beamer und Notebooks in der Konferenz ganz einfach nutzen lassen.

Die am meisten verwendeten Medien sind Pinnwand, Flipchart, Overheadprojektor sowie PC mit Beamer. Grundsätzlich solltest du unbedingt zeitig vor dem Meeting prüfen, ob alle erforderlichen technischen Hilfsmittel vorhanden und funktionsfähig sind.

Pinnwand

Schau ob die Pinnwand richtig steht und sorge dafür, dass Pinnwandpapier, Karten und Stifte in ausreichender Menge vorhanden sind.

Flipchart

Hier solltest du prüfen, ob die Füsse richtig befestigt sind, um bei einer falschen Bewegung während der Präsentation das Zusammenkrachen durch selbstständiges Lösen zu vermeiden.

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Hellraumprojektor

Bei der Verwendung von Hellraumprojektoren musst du unbedingt deren Technik kennen. Dabei solltest du an die Stromversorgung denken, ansonsten musst du ein Verlängerungskabel organisieren. Es ist sinnvoll zu wissen, wo das Gerät eingeschaltet wird und wie man die Folienrolle sowie die Lampe austauscht. Zudem solltest du prüfen, ob ausreichend Folien und Folienstifte (wasserlöslich/wasserfest) zur Verfügung stehen.

PC, Beamer und TVs

Bei kleinen Gruppen kannst du das Display deines PCs als Projektionsfläche nutzen. Falls die Gruppe so gross ist, dass du sie nicht mehr um das Notebook herum platzieren kannst, kannst du einen LCD-/LED-Monitor beziehungsweise TV nutzen.

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Für grosse Gruppen benötigst du auf jeden Fall einen Beamer. Achte darauf, dass das Gerät möglichst lichtstark und trotzdem leise ist sowie eine gute Bildauflösung bietet.

Tipp: Drucke die vorbereiteten Inhalte aus, so dass du bei technischen Problemen nicht mit leeren Händen dastehst.

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Arbenita Jashari, Zürich

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Schere, Stift, Papier? Oder doch goldene Büroklammern und edle Notizbücher? Diese Fragen beschäftigen mich im Büroalltag. Bei mir müssen die Dinge nicht nur funktionieren, sondern auch noch schön aussehen. Und wenn ich mich nicht mit dem neuesten Büromaterial auseinandersetze, packe ich meine Koffer und finde mich in entlegenen Ecken der Welt wieder, trainiere mit Gewichten und dem Laufband oder gehe gemütlich im Abendrot spazieren.

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