Datenschutzerklärung für Bewerbende

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen, wie Galaxus mit personenbezogenen Daten umgeht, die auf der Website für Stellenagebote und Bewerbungen von Galaxus erhoben werden oder die Sie Galaxus im Zuge Ihrer Bewerbung übermitteln, und erläutert den Umgang mit Ihren persönlichen Daten im Laufe des Bewerbungsverfahrens.

Diese Datenschutzerklärung gilt dementsprechend auch für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Zusammenhang mit den Stellenausschreibungen auf unserem Stellenportalen digitec.ch/jobs und galaxus.ch/jobs.  

Diese Datenschutzerklärung gilt sinngemäss auch für Bewerbungen, die wir von Personalvermittlern erhalten, und die Bearbeitung der Personendaten der jeweiligen Kontaktpersonen. Der Personalvermittler ist verpflichtet, diese Datenschutzerklärung dem jeweiligen Bewerber zur Kenntnis zu bringen.

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung? 

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie und wozu Galaxus Ihre Personendaten im Rahmen des Recruiting bearbeitet. Zum Recruiting in diesem Sinne zählen insbesondere die folgenden Tätigkeiten:

  • Die Entgegennahme und Bearbeitung von Bewerbungen, die über unser Stellenportal oder sonstige Online-Karriere-Netzwerke eingereicht werden;
  • die Entgegennahme und Bearbeitung von Bewerbungen, die direkt beim ausschreibenden Unternehmen eingehen;
  • sowie weitere Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Personalrekrutierung.

Galaxus benötigt Ihre persönlichen Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Die Daten, die Sie uns im Zuge Ihrer Bewerbung übermitteln, werden nur für den Zweck der Bewerberauswahl verwendet und verarbeitet. Zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verwenden wir nur die Informationen, die Sie uns direkt übermittelt haben. Hierzu können auch Informationen gehören, die Sie in Online-Karriere-Netzwerken oder anderen Job-Portalen angegeben haben.

Darüber hinaus ist es unser Ziel, den Bewerbungsprozess für Sie so einfach wie möglich zu machen. Wir berücksichtigen Ihre Bewerbung auch gerne für weitere Positionen bei Galaxus In diesem Fall würden wir Sie kontaktieren und Sie einladen, sich auf eine andere Position zu bewerben, wenn Ihr Profil passt. Sie entscheiden dann, ob Sie sich bewerben möchten.

Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für Bewerbungen, die Bewerbende selbst einreichen, als auch für Bewerbungen, die wir von Personalvermittlern erhalten. Personalvermittler sind verpflichtet, Bewerbende über diese Datenschutzerklärung zu informieren. 

2. Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?

In jedem Fall werden Ihre persönlichen Daten ausschließlich von der für die Stellenausschreibung zuständigen Gesellschaft und gegebenenfalls von Dienstleistern verarbeitet, die vertraglich gebunden und rechtlich verpflichtet sind, die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Datenschutzrechtlich verantwortlich für eine bestimmte Datenbearbeitung ist jeweils das Unternehmen, das festlegt, ob diese Bearbeitung erfolgen soll, zu welchen Zwecken sie erfolgt und wie sie ausgestaltet ist. Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist grundsätzlich entweder Digitec Galaxus AG (Digitec Galaxus AG, Pfingstweidstrasse 60b, CH-8005 Zürich), oder Galaxus Deutschland GmbH (Galaxus Deutschland GmbH, Hoheluftchaussee 18, DE-20253 Hamburg) (“Galaxus”, “wir” oder “uns”), verantwortlich. Für eine bestimmte Datenbearbeitung können diese Unternehmen auch miteinander verantwortlich sein, wenn sie beide über die Ausgestaltung oder den Zweck der betreffenden Datenbearbeitung mitentscheiden.

Wenn Sie Fragen zur Bearbeitung Ihrer Personendaten im Zusammenhang mit dem Recruiting haben oder eines Ihrer Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie uns wie folgt kontaktieren:

Digitec Galaxus AG
Datenschutz
Pfingstweidstrasse 60b
CH-8005 Zürich

E-Mail: datenschutz@digitecgalaxus.ch

3. Welche Personendaten bearbeiten wir?

Wir erfassen Ihre persönlichen Daten, die für das Bewerbungsverfahren relevant sind oder die Sie uns im Zuge des Bewerbungsverfahrens übermitteln (darunter zum Beispiel Nachname, Vorname, Anschrift, E-Mail, die Position, auf die Sie sich bewerben, und Angaben zu Ihrer persönlichen Bewerbung). Um Ihre Bewerbung sorgfältig zu beurteilen, benötigen wir eventuell auch zusätzliche Angaben, z.B. zu Ihrem bisherigen beruflichen Werdegang.

Gegebenenfalls fragen wir zusätzlich nach Ihren Vorlieben (z. B. im Hinblick auf Standorte und Jobgruppen, die für Sie von Interesse sind), um Sie für andere geeignete Jobs in Betracht ziehen zu können.

Im Zusammenhang mit dem Recruiting bearbeiten wir insbesondere die folgenden Personendaten:

  • Die in Bewerbungsformularen oder sonstigen Bewerbungsunterlagen angegebenen Stamm- und Kontaktdaten (i.d.R. Anrede, Titel, Name und Vorname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Postanschrift);
  • alle weiteren in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Informationen zu Ihrem Werdegang, Ihren Qualifikationen, Ihrer Motivation, Ihren Jobinteressen und -Präferenzen, sowie sonstige Angaben zu Ihrer Person (z.B. im Anschreiben, in Ihrem Lebenslauf, in Zeugnissen, in Zertifikaten und Diplomen etc.);
  • weitere Angaben, die in Bewerbungsformularen abgefragt oder angegeben werden können, wie beispielsweise Informationen zu Profilen, die Sie in berufsbezogenen sozialen Netzwerken (z.B. Xing, LinkedIn) unterhalten, oder Informationen darüber, wie Sie auf die Stellenanzeige aufmerksam geworden sind;
  • Informationen, die bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens (z.B. aus Interviews) oder aus Gesprächen mit Personalfachleuten gewonnen werden;
  • ggf. Informationen aus Drittquellen (z.B. Auskünfte aus amtlichen Registern, Informationen von Stellenvermittlern, Referenzauskünfte);
  • Bild- und Tonaufnahmen, da wir je nach Stellenprofil Telefon- oder Videointerviews durchführen und ggf. aufzeichnen können;
  • Personendaten von Kontaktpersonen, welche die Bewerbung einreichen, und Personendaten Dritter, soweit Sie uns diese angeben;
  • Technische Daten (z.B. Log-Daten, Angaben über den Zeitpunkt des Zugriffs auf das Portal, die Dauer des Besuchs und die aufgerufenen Seiten und Angaben über das verwendete Endgerät), wenn Sie unsere Stellenportale besuchen.

Alle diese Angaben können auch besonders schützenswerte Personendaten beinhalten, wenn Sie uns diese bekanntgeben, z.B. Gesundheitsdaten. Wir können auch weitere Stammdaten, Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, Verhaltens- und Transaktionsdaten, Präferenzdaten, technische Daten, sowie andere Kategorien von Personendaten bearbeiten. Dazu finden Sie weitere Angaben in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung. Auch ergänzende Angaben dazu, wie wir mit besonders schützenswerten Personendaten umgehen, finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Personendaten zu überlassen. Die Bearbeitung einer Bewerbung ist jedoch nicht möglich, ohne dass wir dabei Personendaten erheben und bearbeiten.

4. Für welche Zwecke bearbeiten wir Personendaten?

Wir benötigen Ihre persönlichen Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Die Daten, die Sie uns im Zuge Ihrer Bewerbung übermitteln, werden nur für den Zweck der Bewerberauswahl verwendet und verarbeitet. Zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verwenden wir nur die Informationen, die Sie uns direkt übermittelt haben. Hierzu können auch Informationen gehören, die Sie in Online-Karriere-Netzwerken oder anderen Job-Portalen angegeben haben.

Darüber hinaus beabsichtigen wir, den Bewerbungsprozess für Sie so einfach wie möglich zu machen. Aus diesem Grund erfolgt die schriftliche Kommunikation zum Bewerbungsprozess ausschließlich per E-Mail. Wir berücksichtigen Ihre Bewerbung auch gerne für weitere Positionen. In diesem Fall würden wir Sie kontaktieren und Sie einladen, sich auf eine andere Position zu bewerben, wenn Ihr Profil passt. Sie entscheiden dann, ob Sie sich bewerben möchten.

Wir verpflichten uns im Rahmen Ihrer Bewerbung nur diejenigen Daten zu verwenden, die unmittelbar und persönlich von Ihnen stammen. Hierzu können auch solche Daten gehören, die Sie zum Zwecke der beruflichen Darstellung (z. B. in sozialen Netzwerken) online zur Verfügung stellen. Bitte weisen Sie uns gerne auf weiterführende und online verfügbare Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang hin.

Im Zusammenhang mit dem Recruiting bearbeiten wir Personendaten insbesondere zu den folgenden Zwecken:

  • Zur Prüfung und Vorauswahl allfälliger Bewerbungen;
  • zur Zusendung gezielter Informationen über offene Stellen oder zur Zusendung von Unternehmensinformationen;
  • zum Kontakt mit Bewerbenden im Hinblick auf relevante Stellenangebote;
  • zur Durchführung von Bewerbungsverfahren oder Eignungstests;
  • zur Vorbereitung und allenfalls zum Abschluss eines Arbeitsvertrags;
  • mit Ihrer Einwilligung können wir Personendaten ausserdem bearbeiten, um im Hinblick auf andere vakante Stellen mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

Wir können Personendaten auch für weitere Zwecke im Zusammenhang mit Kommunikation, Vertragsabwicklung, Information und Marketing, Marktforschung, Sicherheit und Prävention, Einhaltung rechtlicher Anforderungen, Rechtswahrung sowie gruppeninterne Administration und Unterstützung bearbeiten. Dazu finden Sie weitere Angaben in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

Wenn wir Sie für die Stelle berücksichtigen können, für die Sie sich beworben haben, bearbeiten wir Ihre Personendaten im Anschluss für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses. Hierfür gilt unsere spezifische Datenschutzerklärung für Mitarbeitende.

5. Wie lange bearbeiten wir Personendaten?

Wir speichern Ihre Personendaten grundsätzlich, solange es für die Durchführung des konkreten Bewerbungsprozesses erforderlich ist und allenfalls zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben oder soweit wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben, z.B. zu Dokumentationszwecken und zur Wahrung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Kommt kein Arbeitsvertrag mit Ihnen zustande, werden Ihre Bewerbungsunterlagen sowie allf. Notizen zu ihrer Bewerbung in der Regel innerhalb von sechs Monaten und alle restlichen Personendaten (Personalien) in der Regel innerhalb von 12 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht oder anonymisiert. 

6. Was ist sonst zu beachten?

Grundsätzlich haben nur Personen Einsicht in Ihre Personendaten, die mit der Besetzung dieser Stelle zu tun haben, insbesondere Personalfachleute und potenzielle Vorgesetzte des einstellenden Unternehmens sowie ggf. ausgewählten Schlüsselpersonen des Bereichs, in dem die Stelle angesiedelt ist. Diese Personen unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht und sind auf den Datenschutz und die Datensicherheit sensibilisiert. Falls Sie für eine Beschäftigung in Betracht kommen, ist die nachfolgende Verwendung bzw. Weitergabe Ihrer persönlichen Daten auf rein beschäftigungsbezogene Zwecke und auf die Personengruppe beschränkt, die im Rahmen der Einstellung Kenntnis darüber erlangen muss.

Darüber hinaus werden Ihre Personendaten grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung an andere Empfänger weitergegeben (z.B. zur Einholung von Referenzauskünften), oder soweit dies zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften oder zur Wahrung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Wir können bestimmte Entscheidungen auch automatisiert treffen. Als „automatisierte Einzelfallentscheidung“ gelten Entscheidungen, die ohne relevanten menschlichen Einfluss im Einzelfall automatisiert getroffen werden und die negative rechtliche Wirkungen oder andere, ähnlich negative Wirkungen haben. Bspw. können wir automatisiert entscheiden, eine Bewerbung aufgrund offensichtlich fehlender Qualifikationen nicht weiterzuverfolgen. Wir werden Sie in solchen Fällen gesondert informieren.

7. Weitere Informationen

Bitte beachten sie auch unserer allgemeine Datenschutzerklärung. Diese enthält weitere Hinweise zum Datenschutz, die auch im Recruiting von Bedeutung sind.

Sie erfahren in der allgemeinen Datenschutzerklärung unter anderem:

  • aus welchen Quellen die von uns bearbeiteten Personendaten stammen;
  • welche berechtigten Interessen wir an der Datenbearbeitung haben und auf welche weiteren Rechtsgrundlagen sich unsere Bearbeitung stützt;
  • wie wir Personendaten nutzen sowie ggf. innerhalb der Migros-Gruppe teilen und unter welchen Umständen wir Personendaten ggf. an Unternehmen ausserhalb der Migros-Gruppe weitergeben;
  • wie wir Personendaten ins Ausland übermitteln und mit welchen Vorkehrungen wir dabei einen angemessenen Datenschutz sicherstellen;
  • wie und wofür wir Profiling einsetzen und ob wir wesentliche Entscheidungen vollständig automatisiert treffen;
  • welche Massnahmen wir treffen, um die Sicherheit von Personendaten in angemessener Weise zu gewährleisten;
  • wie lange wir Personendaten generell bearbeiten und speichern;
  • wie wir beim Besuch unserer Webseiten und Mobile Apps Cookies und ähnliche Technologien einsetzen;
  • welche Rechte Sie im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten haben und wie Sie sie ausüben können;
  • wie Sie die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten oder die Vertretung in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum kontaktieren können.

8. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Ferner haben Sie das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, einschließlich der Vervollständigung unvollständiger Daten, ggf. in Form einer ergänzenden Erklärung. Zudem haben Sie das Recht, die Löschung der zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Sollten gesetzliche Vorschriften, z.B. Aufbewahrungspflichten, eine Löschung nicht zulassen, werden Ihre Daten stattdessen in der Verarbeitung beschränkt (d. h. gesperrt), so dass sie nur noch zum Zweck der Beachtung der zwingenden gesetzlichen Vorschriften zugänglich sind. Ferner haben Sie das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) Ihrer Daten zu verlangen. In Bezug auf personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die von uns mithilfe automatisierter Verfahren aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Übertragung dieser Daten an Sie oder ggf. an einen von Ihnen benannten Dritten zu verlangen. Sie können der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, wenn die Datenverarbeitung aufgrund unserer überwiegenden berechtigten Interessen erfolgt oder für die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist. Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Die für Digitec Galaxus zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg oder eine E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter der unter Ziff. 2 genannten E-Mailadresse.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese ergänzende Datenschutzerklärung kann im Lauf der Zeit angepasst werden, insbesondere wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern oder wenn neue Rechtsvorschriften anwendbar werden. Wir informieren Personen, deren Kontaktangaben bei uns registriert sind, bei erheblichen Änderungen aktiv über solche Änderungen, wenn das ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung.

 

Stand: 1.9.2024