Automatisiert einkaufen: So einfach beschaffst du Produkte für deine Firma
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Automatisiert einkaufen: So einfach beschaffst du Produkte für deine Firma

Maximilian Ludolph
Zürich, am 02.06.2021
Je grösser die Firma, desto grösser die täglichen Herausforderungen – das gilt besonders für den Einkauf. Intelligente Helfer können bei den Beschaffungsproblemen von heute aber mittlerweile bei jedem wichtigen Schritt im Einkaufsprozess Abhilfe schaffen. Diese vollautomatisierten Lösungen greifen dir bei der Geschäftsführung unter die Arme.

Technologie ist dazu da, uns Menschen die Arbeit zu erleichtern. Genau diesen Zweck erfüllen verschiedene Softwareprogramme im Einkaufsbereich. Gleich drei zentrale Hauptschritte im Beschaffungsprozess kannst du dank diesen intelligenten Helfern automatisieren. Die Erstellung eines Katalogs, die Übermittlung einer Bestellung und die Rechnungsstellung.

Hier erfährst du, was die einzelnen Schritte ausmacht, warum Automatisierung für deine Organisation wichtig sein kann und welche technischen Möglichkeiten ich dir empfehle.

beispielhafte schematische Darstellung einer Vollintegration mit einem SAP-System
beispielhafte schematische Darstellung einer Vollintegration mit einem SAP-System

Der Katalog

Beim Katalog geht es darum, wie Daten von einem Lieferanten in dein Einkaufstool übertragen werden. Hier gilt es zu unterscheiden, ob die Daten in regelmässigen Abständen als Export in das System gefüttert werden oder ob ein Punchout vorhanden ist. Bei einem Punchout rufst du den Katalog direkt online beim Lieferanten ab. So wird nur der fertige Warenkorb zurück in die Einkaufslösung übertragen. Der Vorteil eines Punchouts ist, dass du bei der Bestellung über die Software von einer korrekten Datengrundlage bei Preisen und Produktdaten ausgehen kannst. Zudem verhinderst du, deine eigene Einkaufslösung mit Daten zu überladen. Zusätzlich sind die Daten stets aktuell, da diese live zum Bestellzeitpunkt abgerufen werden. Für deinen Punchoutkatalog bieten wir folgende Lösungen an:

Die Bestellübermittlung

Bestellübermittlung beschreibt den Prozess, bei dem deine Bestellung über eine Schnittstelle an den Lieferanten übermittelt wird. Im Gegensatz zu einer automatisierten Bestellübermittlung, lösen klassische Prozesse einer Einkaufssoftware normalerweise eine PDF-Datei via Email aus, die dann via Copy-Paste in unser System übertragen werden muss. Da dieser Prozess menschliche Eingriffe benötigt, kann es zu Verzögerungen oder gar Fehlern kommen. Doch mit diesen Softwarelösungen findet die Übermittlung der Bestellung vollständig automatisiert statt – somit kannst du menschlichen Fehlern einfach aus dem Weg gehen.

Die Rechnungsstellung

Nach der Auslieferung der Produkte erstellst du eine Rechnung. Der grosse Vorteil einer elektronischen Rechnungsstellung ist, dass die Rechnungen direkt in deinem System ersichtlich sind. So vermeidest du mühsames Abtippen aus einem physischen oder digitalen Dokument. Zudem erlaubt es ein einfacheres Matching von Rechnungs- und Bestellpositionen und führt zu einem reibungslosen Freigabeprozess. Eine automatisierte Rechnungsstellung bietet sich vor allem dann an, wenn du den Katalog und die Bestellübermittlung bereits automatisiert hast. Dafür kannst du auf diese Lösungen von Conextrade und Ariba zurückgreifen:

Für eine persönliche Beratung kannst du uns unkompliziert per E-Mail an b2b@digitecgalaxus.ch oder telefonisch unter 044 575 96 00 kontaktieren. Auch unser Helpcenter steht dir jederzeit zur Verfügung.

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Maximilian Ludolph
Maximilian Ludolph

B2B Solution Manager, Zürich

Vom Kleinunternehmen, bis zum Grossunternehmen, habe ich bei uns im B2B alle Facetten kennenlernen dürfen. Nun unterstütze ich unsere Kunden dabei, die richtige Ausstattung für ihre Arbeitsplätze zu wählen. Wenn ich davon genug habe, entspanne ich bei gutem Essen, gutem Wein oder tauche für ein paar Stunden in die virtuelle Realität ab.

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